Kõik allpool kirjeldatud põhireeglid puudutavad peamiselt ärilist kirjavahetust teie partnerite, kolleegide, klientide ja esinejatega. Nende kasutamine isiklikus kirjavahetuses on igaühe isiklik asi. Nende reeglite järgimine isiklikus kirjavahetuses jätab aga endast vaid hea mulje.
Üllataval kombel märgivad paljud inimesed, kui neil on vaja saata e-kiri mitmele inimesele korraga, lihtsalt aadressid väljale "Adressaat". See on normaalne, kui see e-kiri on adresseeritud teie kolleegidele või sõpradele, kuid kui saadate kirju grupile. klientidest, näitate seega kõigile teiste adressaatide aadresse, paljastades sisuliselt oma aadressibaasi.
Kõik, mida teie kliendid peavad tegema, on see kiri teie konkurendile edastada ja teie kontaktid lekivad kohe.
See on kummaline, kuid paljud kaugeltki rumalad inimesed on üllatunud, kui saavad teada, et kui peate saatma kirja paljudele adressaatidele, et nad üksteisest ei teaks, siis on selle jaoks väli "Bcc".
Näiteks mail.ru jaoks näeb see välja järgmine:
Ja veel kord lühidalt:märkis aadressid "saadaval" - kõik näevad, kellele te kirjad saatsite, märgitud "pimekoopia" - kõik arvavad, et kiri on ainult tema jaoks.
Ja iga adressaat saab kirja, kus on väljal "kuni". ainult tema aadress . Teiste programmide puhul, kui te ei leia BCC-d, paluge kellelgi teile näidata. Veel üks väike punkt, peate väljale "saaja" määrama ühe aadressi; enamik programme või meiliservereid ei luba teil ilma selle parameetrita kirja saata.
Ja nii, mis puudutab pakkumiste, uudiste saatmist oma klientide rühmale - siin on pimekoopia kasutamise praktika selge, peate oma aadressibaasi peitma. Huvitav punkt kolleegidele kirja saatmise kohta, siin on soovitav tegutseda vastavalt olukorrale, näiteks saata kiri palvega saata ettepanekuid (näiteks klienditeeninduse parandamiseks) ja kui iga kolleeg näeb, et teine inimesed on saanud sama kirja, siis suure tõenäosusega nad ei vasta - loodavad teistele, mis tähendab, et peate kasutama peidetud koopiat. Kui see korraldus täidetakse, siis näiteks kolleegi ülemuse näitamine teeb lihtsalt imesid ja teie tellimus täidetakse.
Omaette probleem tarnijatega. Ühest küljest peaks kõigi saajate märkimine koopiasse näitama tarnijale, et teil on valikuvõimalus ja ta peaks pakkuma teile häid hindu. Teisest küljest suhtub teie kirja saanud juht, nähes, et see saadeti mitte ainult talle, teie palvet suure tõenäosusega "lahedalt". Isiklikult arvan ma, et tarnijate puhul peate kasutama varjatud koopiat, vähemalt ärisaladuste kaitsmiseks, kuid tõenäolisemalt heade suhete jaoks tarnija juhiga.
Saate lugeda hiljutist spetsialisti vea juhtumit, kui kõik adressaadid nägid teisi adressaate: Smack kõigile selles vestluses, seal oli tõesti lugupeetud inimesi - direktoreid, kuid siiski said paljud vastuseks rämpsposti.
Noh, nagu alati, on arutelu kommentaarides teretulnud.
Ärisuhtlus on oma maailm oma seadustega. Palju sõltub sellest, kuidas me neid seadusi järgime: mulje, mida jätame kolleegidele ja partneritele, tööviljakusest ja isegi karjäärist.
Ärisuhtluses on erilisel kohal äriline kirjavahetus, mis on enamiku kontoritöötajate igapäevane kohustus ja mitte ainult. Ärikirjavahetuse korrektse pidamise oskus võib olla heaks abiks tulusate tehingute sõlmimisel ja ettevõtte maine kujundamisel.
Vaatame mõningaid ärikirja omadusi. Niisiis, ärikirjavahetus on:
Ingliskeelne ärikirjavahetus on samad reeglid ja klišeed, millest mõnda soovitame kasutada kõigil, kes töötavad välispartneritega või rahvusvahelistes ettevõtetes. Juhime teie tähelepanu mitmele kasulikule lausele, mis kaunistavad teie ärikirjavahetust. Need fraasid rõhutavad teie professionaalsust ja aitavad kujundada äriinimese mainet. Alustagem!
1. Leidke lisatud
Alustame klassikast. Tihti tuleb kirjale lisada erinevaid dokumente või muid faile. See fraas sobib suurepäraselt adressaadile manuse olemasolust teatamiseks. Sõna "Attachment" tähendab tõlkes ju "kinnitust". Fraasi tuleks kasutada kirja lõpus.
Siin on paar kasutusnäidet:
2.Olen edastanud
Seda fraasi saab kasutada, kui peate e-kirja teistele adressaatidele edastama. Saajale sellest teavitamiseks sobib suurepäraselt fraas "Ma olen edastanud". Näiteks:
3. Olen koopia teinud
Inimene, kes ei tunne ärikirjavahetuse iseärasuste kõiki saladusi, ei pruugi aru saada, mida see kummaline lühend tähendab. Aga me oleme professionaalid. „I’ve cc’ed” on lühend, mis tähistab I have carbon copied. Fraas tähendab "kellegi kopeerimist kirjade saamiseks".
Nii et kui teil on vaja kedagi teavitada, et olete teisi adressaate kopeerinud, kasutage seda fraasi. Nt:
Mis puudutab lühendeid, mida ärikirjavahetuses kasutada ei saa, siis selle juhtumi puhul tehakse tavaliselt erand.
4. Lisateabe saamiseks
See fraas on tõestatud viis oma kirja viisakalt inglise keeles lõpetamiseks. "Täpsemalt" tähendab "üksikasjalikumat teavet", "üksikasjalikumat teavet". Kasutamise näited:
Teine lause, mis aitab teil viisakalt lõpetada, on "Kui teil on küsimusi, võtke minuga ühendust." Tõlkes tähendab see "Kui teil on küsimusi, kirjutage mulle."
5. Ootan põnevusega
Fraas "ootan edasi" tähendab "tulevikku ootama". Nii et kui ootate vastust või mõnda muud tegevust adressaadilt, siis oleks täiesti asjakohane kasutada seda fraasi. Nt:
Seda fraasi on kõige parem kasutada kirja lõpus.
Kirja kirjutades tuleb olla viisakas ka siis, kui tegelikult ei viitsi. Oskus kirjutada igas olukorras pädevaid kirju peegeldab teie professionaalsust, häid kombeid ja ärieetika tundmist. Kokkuvõtteks tuletagem meelde, et ärikirjavahetuses peate üles näitama sõnastuse täpsust ja laitmatut kirjaoskust. Lühendite kasutamine on samuti vastuvõetamatu (harvade eranditega).
Kirjutage e-kirju õigesti inglise keeles, kallid sõbrad! Edu!
Tihti seisame töö- või isiklike asjade tõttu silmitsi tõsiasjaga, et meil palutakse dokument saata meili teel. Kahjuks ei tea ja oska kõik seda teha. Just selliste inimeste jaoks kirjeldame üksikasjalikult kogu saatmisprotsessi.
Kõigepealt tuleb märkida, et kõiki faile pole mugav e-posti teel saata. Tavaliselt sõltub see faili suurusest megabaitides. Saatke ainult väikseid faile, mis ei ületa 20 MB. Saab saata ka suuri faile, kuid see võtab palju kauem aega ja saaja saab mitte faili enda, vaid lingi selle postiagentide serveritest allalaadimiseks. Failide arv, mida saate saata, ei ole piiratud, kuid mida rohkem faile teil on, seda kauem võtab nende allalaadimine aega. Sellepärast on soovitav teha failidest arhiiv WinRari (arhiivi) abil. Sel juhul luuakse saatmiseks ainult üks arhiivifail kõigi vajalike andmetega.
Kuidas dokumenti e-postiga saata? Sõltumata teie e-posti teenusest (Yandex, Mail, Rambler jne) toimub dokumentide saatmine meili teel järgmiselt:
Kaasaegses reaalsuses kasutab enamik Interneti-kasutajaid e-posti, olenemata vanusekategooriatest. Seetõttu on kirjade korrektne käsitlemine vajalik iga inimese jaoks, kellel on selged vajadused Interneti ja suhtluse järele.
Sõnumite kirjutamise ja saatmise protsess mis tahes e-posti teenuste abil on esimene asi, millega iga kasutaja peab tutvuma. Edasi käsitleme artikli käigus e-posti teel kirjade saatmise teemat koos mõningate üksikasjalike täpsustustega.
Lisaks eeltoodule väärib märkimist, et peaaegu iga e-posti teenus, kuigi sellel on ainulaadsed omadused, jääb põhifunktsioonid siiski muutumatuks. See omakorda võimaldab teil, kasutajal, hõlpsalt lahendada raskusi kirjade saatmisel.
Pidage meeles, et iga saadetud sõnum jõuab aadressile peaaegu kohe. Seega ei ole võimalik kirja pärast selle saatmist redigeerida ega kustutada.
Yandexi postiteenus on paljude aastate jooksul näidanud kirjade edastamise süsteemi töös suurepärast stabiilsust. Seetõttu on see e-kiri vähemalt seda tüüpi venekeelsete ressursside seas kõige soovitatavam.
Oleme juba puudutanud sõnumite loomise ja edasise saatmise teemat saidi vastavas artiklis.
Selle teenuse automaatne süsteem aitab teil sisestada täieliku e-posti.
Maksimaalsed tähtede suurused ja ka kujunduspiirangud on äärmiselt ebamäärased.
Pange tähele, et Yandex.Mail, nagu ka teised sarnased teenused, pakub võimalust saata kiri automaatselt pärast etteantud ajavahemikku. Sel juhul saab raamistiku seadistada täielikult kooskõlas saatja kõigi võimalike eelistustega.
Redigeerimise käigus salvestatakse mustandid automaatselt, kui teenus töötab suurte tähtede kirjutamisel ebastabiilselt. Need leiate ja saate hiljem jätkata vastavas jaotises postkasti navigeerimismenüü kaudu.
Siin lõpevad kõik Yandex.Maili olemasolevad võimalused kirjade kirjutamise ja saatmise protseduuri kohta.
Kui võrrelda meiliteenust Mail.ru pakutavate võimaluste poolest teiste sarnaste ressurssidega, on ainus tähelepanuväärne detail andmete üsna kõrge turvalisuse tase. Muidu ei paista kõik toimingud, eriti kirjade kirjutamine, millegi erilisena silma.
Adressaadi kasutatava posti tüüp ei oma tähtsust, kuna kõik postiteenused suhtlevad üksteisega suurepäraselt.
Välja võib jätta tühjaks, kuid sellises olukorras läheb kirja saatmise mõte kaotsi.
Nagu näete, ei erine Mail.ru postkast Yandexist kuigi palju ega suuda töö ajal erilisi raskusi tekitada.
Google'i meiliteenusel on erinevalt eelnevalt mainitud ressurssidest unikaalne liidese struktuur, mistõttu on algajatel sageli raskusi põhiliste võimaluste valdamisega. Kuid sel juhul peate lihtsalt hoolikalt läbi lugema kõik ekraanil olevad üksikasjad, sealhulgas tööriistavihjed.
Lisaks eeltoodule on oluline juhtida teie tähelepanu asjaolule, et Gmail võib sageli olla ainus toimiv meiliteenus. See kehtib eriti erinevatel saitidel kontode registreerimise kohta, kuna siin rakendatud kirjatöötlussüsteem suhtleb aktiivselt teiste e-kirjadega.
Sõnumi mitmekordseks edastamiseks kasutage iga määratud sihtkoha vahel tühikuid.
Gmail, nagu võite märkida, on rohkem suunatud selle kasutamiseks tööl, mitte teiste inimestega posti teel suhtlemiseks.
Rambleri elektroonilise postkasti kujundusstiil on väga sarnane Mail.ru-ga, kuid sel juhul ei paku liides mõnda funktsiooni. Sellega seoses sobib see e-kiri pigem kasutajatega suhtlemiseks, mitte tööruumi või meililisti korraldamiseks.
Nagu näete, saab teenuse kasutamisel raskusi vältida, järgides põhilisi soovitusi.
Kokkuvõtteks kõigele selles artiklis öeldule on oluline mainida, et igal kirjal ei ole varem saadetud kirjadele vastamiseks väga erinev funktsionaalsus. Sel juhul luuakse vastus spetsiaalselt selleks ette nähtud redaktoris, mis sisaldab muuhulgas ka saatja varasemat kirja.
Loodame, et saite aru tavaliste meiliteenuste kaudu kirjade loomise ja saatmise võimalustest.