Всі наведені нижче елементарні правила стосуються переважно ділового листування з вашими партнерами, колегами, замовниками та виконавцями. Застосування в особистому листуванні - приватна справа кожного. Тим не менш, дотримання цих правил в особистому листуванні створить про вас лише гарне враження.
На подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів, фактично розкриваючи свою адресну базу.
Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.
Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно відправити лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".
Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:
І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.
І кожен одержувач отримає лист, де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, то попросіть когось вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверів вам не дадуть надіслати листа без цього параметра.
І так, коли йдеться про розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - надіється на інших, отже потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.
Окреме питання із постачальниками. З одного боку вказівка всіх одержувачів у копії, має показати постачальнику, що ви маєте вибір і він повинен вам запропонувати хороші ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все поставиться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю, що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.
Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Всім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.
Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.
Ділове спілкування – це світ зі своїми законами. Від того, як ми дотримуємося цих законів, залежить багато чого: враження, яке ми виробляємо на колег та партнерів, продуктивність роботи і навіть просування кар'єрними сходами.
Особливе місце у діловому спілкуванні займає ділове листування, яке є повсякденним обов'язком більшості офісних працівників і не тільки. Уміння правильно вести ділове листування може стати гарною підмогою для укладання вигідних угод та формування вашого ділового іміджу.
Давайте розглянемо деякі особливості ділового листа. Отже, ділове листування - це:
Ділове листування англійською мовою – це той самий набір правил та кліше, деякі з яких ми рекомендуємо використовувати всім, хто працює з іноземними партнерами або у міжнародних компаніях. Ми пропонуємо вашій увазі кілька корисних фраз, які прикрасять ваше ділове листування. Ці фрази підкреслять ваш професіоналізм та допоможуть сформувати імідж ділової людини. Почнімо!
1.Please find attached
Почнемо із класики. Часто доводиться прикріплювати до письма різні документи чи інші файли. Для того щоб повідомити одержувача про наявність вкладення, відмінно підійде дана фраза. Адже слово Attachment у перекладі означає вкладення. Фразу слід використовувати наприкінці листа.
Наведемо кілька прикладів використання:
2.I have forwarded
Цю фразу можна використати, якщо вам необхідно надіслати лист іншим одержувачам. Щоб повідомити про це адресата, чудово підійде фраза "I have forwarded". Наприклад:
3.I've cc'ed
Людина, непосвячена в усі таємниці особливостей ділового листування, може й зрозуміти, що це дивне скорочення. Але ми професіонали. "I've cc'ed" - скорочення, яке розшифровується, як I have carbon copied. Фраза означає "поставити когось у копію для отримання листів".
Так що якщо вам потрібно когось повідомити про те, що ви поставили в копію інших одержувачів - сміливо використовуйте цю фразу. Наприклад:
Щодо скорочень, які не можна використовувати у діловому листуванні – для цього випадку зазвичай роблять виняток.
4.For further details
Ця фраза – перевірений спосіб ввічливо завершити ваш лист англійською. "For further details", означає "для більш детальної інформації", "детальніше". Приклади використання:
Ще одна фраза, яка допоможе вам ввічливо закінчити - "Якщо будь-які питання, будь ласка, не будемо contact me". У перекладі це означає «Якщо у Вас виникли запитання, сміливо пишіть мені».
5.I look forward to
Фраза "look forward" означає "чекати з нетерпінням". Тож якщо ви з нетерпінням очікуєте на відповідь чи якусь іншу дію від адресата, то буде цілком доречно вжити цієї фрази. Наприклад:
Фразу краще використовувати наприкінці листа.
При написанні листа необхідно бути чемними навіть коли вам не дуже цього хочеться. Уміння складати грамотні листи у будь-якій ситуації відображає ваш професіоналізм, вихованість та знання ділової етики. Насамкінець нагадаємо, що в діловому листуванні ви повинні показати точність формулювань і бездоганну грамотність. Також неприпустиме використання скорочень (за рідкісним винятком).
Пишіть електронні листи англійською правильно, дорогі друзі! Успіхів!
Часто по роботі чи з особистих справ ми стикаємося з тим, що нас просять надіслати документ електронною поштою. На жаль, не всі вміють і можуть це зробити. Для таких людей ми опишемо весь процес відправки в деталях.
Насамперед, слід зазначити, що не всі файли зручно надсилати через електронну пошту. Зазвичай це залежить від ваги файлу в мегабайтах. Надсилайте лише невеликі файли не більше 20 мб. Великі файли можна відправити теж, але це займе набагато більше часу, а адресат отримає не сам файл, а посилання на його завантаження з серверів поштового агента. Кількість файлів, що відправляються, не обмежена, проте чим більше, тим довше вони завантажуватимуться. Саме тому доцільно створити архів файлів за допомогою WinRar (архіватора). У такому разі для відправки буде створено лише один файл-архів з усіма необхідними даними.
Як надіслати документ електронною поштою? Незалежно від вашого поштового сервісу (Yandex, Mail, Rambler тощо), надсилання документації за допомогою "електронки" відбувається так:
У сучасних реаліях електронною поштою користується більшість користувачів мережі Інтернет, незалежно від вікових категорій. Через це правильне оперування з поштою є необхідним для будь-якої людини, яка має явні потреби в інтернеті та спілкуванні.
Процес написання та подальшого відправлення повідомлень з використанням будь-яких поштових сервісів є першим, з чим необхідно ознайомитися кожному користувачеві. Далі по ходу статті нами буде розкрито тему надсилання листів електронною поштою з деякими детальними уточненнями.
Окрім сказаного варто відзначити те, що кожен поштовий сервіс хоч і має унікальні особливості, основний функціонал все одно залишається незмінним. Це ж, у свою чергу, дозволить вам як користувачу, без проблем вирішити труднощі при відправці пошти.
Пам'ятайте, що кожне надіслане повідомлення досягає адреси практично миттєво. Таким чином, відредагувати або видалити листа після відправлення неможливо.
Поштовий сервіс від компанії Яндекс демонструє відмінні показники стабільності у роботі системи пересилання листів протягом багатьох років. Внаслідок цього даний E-Mail є найбільш рекомендованим як мінімум з російськомовних ресурсів даного різновиду.
Нами вже порушувалася тема створення та подальшого відправлення повідомлень у відповідній статті на сайті.
Автоматична система цього сервісу допоможе вам з введенням повного E-Mail.
Максимальні розміри листа, а також обмеження оформлення мають вкрай розмиті рамки.
Зверніть увагу, що Яндекс.Пошта, як і інші схожі сервіси, надає можливість автоматичного відправлення листа після певного періоду часу. При цьому рамки можуть бути встановлені у повній відповідності до всіх можливих переваг відправника.
У процесі редагування у разі нестабільної роботи сервісу під час написання великих листів відбувається автоматичне збереження чернеток. Знайти їх та продовжити відправку згодом можна буде у відповідному розділі через навігаційне меню поштової скриньки.
На цьому всі існуючі можливості Яндекс.Пошти щодо процедури написання та надсилання листів закінчуються.
Якщо порівнювати поштовий сервіс Mail.ru за можливостями з іншими аналогічними ресурсами, то єдиною примітною деталлю є факт досить високого рівня безпеки даних. В іншому всі дії, зокрема написання листів, не виділяються чимось особливим.
Різновид використовуваної пошти адресата немає значення, оскільки будь-які поштові послуги чудово взаємодіють друг з одним.
Поле цілком можна залишити порожнім, проте при такому розкладі сенс відправлення пошти втрачається.
Як можна помітити, поштова скринька від компанії Mail.ru не сильно відрізняється від Яндекса і не здатна викликати особливих труднощів у процесі експлуатації.
Поштовий сервіс від компанії Google, на відміну від раніше порушених ресурсів, має унікальну структуру інтерфейсу, через що у новачків часто виникають труднощі з освоєнням базових можливостей. Однак у цьому випадку потрібно просто уважно ознайомитися з кожною деталлю на екрані, включаючи підказки.
Крім того, важливо звернути вашу увагу на те, що Gmail часто може стати єдиним робочим поштовим сервісом. Це стосується найбільше реєстрації облікового запису на різних сайтах, оскільки реалізована тут система обробки листів активно взаємодіє з іншими E-Mail.
Для множинного пересилання повідомлення використовуйте розділення пробілами між кожним вказаним адресатом.
Gmail, як можна відзначити, більше орієнтований на використання в роботі, ніж для спілкування з іншими людьми за допомогою пошти.
Електронна поштова скринька Rambler має вкрай схожий із Mail.ru стиль оформлення, проте в цьому випадку інтерфейс не надає деяких можливостей. У зв'язку з цим ця пошта більшою мірою підійде саме для спілкування з користувачами, а не для організації робочого простору або розсилки.
Як видно, в процесі експлуатації сервісу можна уникнути труднощів, дотримуючись основних рекомендацій.
На завершення до всього сказаного в цій статті важливо згадати те, що кожна пошта має функціонал відповіді, що не особливо відрізняється, на колись надіслані повідомлення. При цьому створення відповіді проводиться у спеціально відведеному редакторі, в якому також є ранній лист відправника.
Сподіваємося, вам вдалося розібратися з можливостями створення та розсилки листів через поширені поштові сервіси.
