Wszystkie podstawowe zasady opisane poniżej dotyczą przede wszystkim korespondencji biznesowej z Twoimi partnerami, współpracownikami, klientami i wykonawcami. Używanie ich w korespondencji osobistej jest sprawą prywatną każdego. Jednak przestrzeganie tych zasad w korespondencji osobistej spowoduje jedynie dobre wrażenie na Tobie.
Co zaskakujące, wiele osób, gdy chce wysłać e-mail do kilku osób na raz, po prostu podaje adresy w polu „Do”, jest to normalne, gdy ten e-mail jest adresowany do Twoich kolegów lub znajomych, ale podczas wysyłania listów do grupy klientów, pokazujesz w ten sposób każdemu adresy innych odbiorców, zasadniczo ujawniając swoją bazę adresową.
Wszystko, co muszą zrobić Twoi klienci, to przesłać ten list konkurencji, a Twoje kontakty natychmiast wyciekną.
To dziwne, ale wielu dalekich od głupich ludzi jest zaskoczonych, gdy dowiadują się, że jeśli chcesz wysłać list do wielu odbiorców, aby nie wiedzieli o sobie nawzajem, jest do tego pole „UDW”.
Na przykład dla mail.ru będzie to wyglądać następująco:
I tak jeszcze raz krótko:wskazał adresy w „do” - każdy widzi, do kogo wysłałeś listy, wskazane w „ślepej kopii” - każdy myśli, że list jest tylko dla niego.
A każdy odbiorca otrzyma list tam, gdzie w polu „do” będzie tylko jego adres . W przypadku innych programów, jeśli nie możesz znaleźć miejsca BCC, poproś kogoś, aby Ci to pokazał. Kolejna mała uwaga, musisz podać jeden adres w polu „do”, większość programów lub serwerów pocztowych nie pozwoli ci wysłać listu bez tego parametru.
I tak, jeśli chodzi o wysyłanie ofert, newsów do grupy swoich klientów – tutaj praktyka stosowania ukrytego kopiowania jest jasna, trzeba ukrywać swoją bazę adresową. Ciekawa uwaga dotycząca wysyłania listu do kolegów, tutaj zaleca się postępować stosownie do sytuacji, na przykład wysłać list z prośbą o przesłanie sugestii (na przykład w celu poprawy obsługi klienta) i jeśli każdy kolega zobaczy, że inni ludzie otrzymali ten sam list, to najprawdopodobniej nie odpowiedzą - zdadzą się na innych, co oznacza, że trzeba skorzystać z ukrytej kopii. Jeśli to zlecenie zostanie zrealizowane, to np. wskazanie szefowi kolegi po prostu zdziała cuda, a Twoje zlecenie zostanie zrealizowane.
Osobna sprawa z dostawcami. Z jednej strony wskazanie w kopii wszystkich odbiorców powinno pokazać dostawcy, że masz wybór i że powinien zaproponować Ci dobre ceny. Z drugiej strony menadżer, który otrzymał Twój list, widząc, że został on wysłany nie tylko do niego, najprawdopodobniej potraktuje Twoją prośbę „chłodno”. Osobiście uważam, że w przypadku dostawców należy posługiwać się ukrytą kopią, przynajmniej w celu ochrony tajemnicy handlowej, ale raczej w celu dobrej relacji z menadżerem dostawcy.
Możesz przeczytać niedawny przypadek pomyłki specjalisty, kiedy wszyscy odbiorcy widzieli innych odbiorców: Uderza wszystkich na tym czacie, byli tam naprawdę szanowani ludzie - dyrektorzy, ale i tak wielu otrzymało w odpowiedzi spam.
Cóż, jak zawsze, dyskusja w komentarzach jest mile widziana.
Komunikacja biznesowa to odrębny świat, rządzący się własnymi prawami. Wiele zależy od tego, jak będziemy przestrzegać tych przepisów: wrażenie, jakie wywrzemy na współpracownikach i partnerach, wydajność pracy, a nawet rozwój kariery.
Szczególne miejsce w komunikacji biznesowej zajmuje korespondencja biznesowa, która jest codziennym obowiązkiem większości pracowników biurowych i nie tylko. Umiejętność prawidłowego prowadzenia korespondencji biznesowej może okazać się bardzo pomocna w zawieraniu zyskownych transakcji i budowaniu wizerunku firmy.
Przyjrzyjmy się niektórym cechom listu biznesowego. Zatem korespondencja biznesowa to:
Korespondencja biznesowa w języku angielskim to ten sam zbiór zasad i klisz, z których część polecamy stosować każdemu, kto współpracuje z partnerami zagranicznymi lub w międzynarodowych firmach. Zwracamy uwagę na kilka przydatnych zwrotów, które ozdobią Twoją korespondencję biznesową. Zwroty te podkreślą Twój profesjonalizm i pomogą ukształtować wizerunek przedsiębiorcy. Zaczynajmy!
1. W załączeniu
Zacznijmy od klasyki. Często do listu trzeba załączyć różne dokumenty lub inne pliki. Aby powiadomić odbiorcę o obecności załącznika, to sformułowanie jest idealne. W końcu słowo „załącznik” w tłumaczeniu oznacza „przywiązanie”. Wyrażenia należy użyć na końcu listu.
Oto kilka przykładów użycia:
2. Przesłałem
Tego wyrażenia można użyć, jeśli chcesz przekazać wiadomość e-mail innym odbiorcom. Aby powiadomić o tym odbiorcę, idealnie sprawdzi się sformułowanie „przesłałem”. Na przykład:
3. Dopisałem
Osoba niewtajemniczona we wszystkie tajniki osobliwości korespondencji biznesowej może nie zrozumieć, co oznacza ten dziwny skrót. Ale jesteśmy profesjonalistami. „I’ve cc’ed” to skrót oznaczający, że skopiowałem węgiel. Wyrażenie to oznacza „kopiować kogoś, aby otrzymywać listy”.
Jeśli więc chcesz kogoś poinformować, że skopiowałeś innych odbiorców, śmiało możesz użyć tego sformułowania. Np:
Jeśli chodzi o skróty, których nie można używać w korespondencji biznesowej, w tym przypadku zwykle robi się wyjątek.
4. Dalsze szczegóły
To zdanie to sprawdzony sposób na grzeczne zakończenie listu w języku angielskim. „W celu uzyskania dalszych szczegółów” oznacza „w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji”, „bardziej szczegółowo”. Przykłady użycia:
Innym zwrotem, który pomoże Ci grzecznie zakończyć, jest: „Jeśli masz jakieś pytania, nie wahaj się ze mną skontaktować”. W tłumaczeniu oznacza to: „Jeśli masz jakieś pytania, napisz do mnie”.
5. Nie mogę się doczekać
Wyrażenie „patrzyć w przyszłość” oznacza „patrzeć w przyszłość”. Jeśli więc nie możesz się doczekać odpowiedzi lub innego działania ze strony odbiorcy, wówczas całkiem właściwe byłoby użycie tego wyrażenia. Np:
Najlepiej użyć tego wyrażenia na końcu listu.
Pisząc list, musisz być uprzejmy, nawet jeśli nie masz na to ochoty. Umiejętność pisania kompetentnych listów w każdej sytuacji świadczy o Twoim profesjonalizmie, dobrych manierach i znajomości etyki biznesowej. Podsumowując, przypomnijmy, że w korespondencji biznesowej należy wykazać się precyzją sformułowań i nienaganną umiejętnością czytania i pisania. Niedopuszczalne jest także stosowanie skrótów (z nielicznymi wyjątkami).
Pisz poprawnie e-maile po angielsku, drodzy przyjaciele! Powodzenia!
Często ze względu na pracę lub sprawy osobiste spotykamy się z tym, że jesteśmy proszeni o przesłanie dokumentu drogą mailową. Niestety nie każdy wie jak i potrafi to zrobić. Właśnie dla takich osób szczegółowo opiszemy cały proces wysyłki.
Przede wszystkim należy zaznaczyć, że nie wszystkie pliki wygodnie jest przesłać e-mailem. Zwykle zależy to od rozmiaru pliku w megabajtach. Wysyłaj tylko małe pliki, nie większe niż 20 MB. Można również wysyłać duże pliki, ale zajmie to znacznie więcej czasu, a odbiorca otrzyma nie sam plik, ale link umożliwiający jego pobranie z serwerów agenta pocztowego. Liczba plików, które możesz wysłać, nie jest ograniczona, ale im więcej masz plików, tym dłużej będzie trwało ich pobranie. Dlatego wskazane jest utworzenie archiwum plików za pomocą programu WinRar (archiwizator). W takim przypadku do przesłania zostanie utworzony tylko jeden plik archiwum zawierający wszystkie niezbędne dane.
Jak wysłać dokument e-mailem? Niezależnie od usługi poczty e-mail (Yandex, Mail, Rambler itp.) wysyłanie dokumentacji pocztą elektroniczną przebiega w następujący sposób:
We współczesnych realiach większość użytkowników Internetu korzysta z poczty elektronicznej, niezależnie od kategorii wiekowych. Z tego powodu właściwa obsługa poczty jest konieczna dla każdej osoby, która ma wyraźne potrzeby w zakresie Internetu i komunikacji.
Proces pisania, a następnie wysyłania wiadomości za pomocą dowolnej usługi e-mail to pierwsza rzecz, z którą każdy użytkownik musi się zapoznać. W dalszej części artykułu poruszymy temat wysyłania pism drogą elektroniczną z pewnymi szczegółowymi wyjaśnieniami.
Oprócz powyższego warto zaznaczyć, że niemal każda usługa pocztowa, choć posiada unikalne cechy, podstawowa funkcjonalność pozostaje niezmieniona. To z kolei pozwoli Tobie, użytkownikowi, łatwo rozwiązać trudności podczas wysyłania poczty.
Pamiętaj, że każda wysłana wiadomość dociera pod wskazany adres niemal natychmiast. Tym samym nie ma możliwości edycji ani usunięcia pisma po jego wysłaniu.
Usługa pocztowa Yandex od wielu lat wykazuje doskonałą stabilność działania systemu przesyłania listów. W rezultacie ten e-mail jest najbardziej polecany, przynajmniej spośród rosyjskojęzycznych zasobów tego typu.
Temat tworzenia i dalszego wysyłania wiadomości poruszaliśmy już w odpowiednim artykule na stronie.
Automatyczny system tej usługi pomoże Ci wprowadzić pełny adres e-mail.
Maksymalne rozmiary liter, a także ograniczenia projektowe są niezwykle niejasne.
Należy pamiętać, że Yandex.Mail, podobnie jak inne podobne usługi, umożliwia automatyczne wysyłanie listu po upływie określonego czasu. W tym przypadku ramy można ustawić w pełni zgodnie ze wszystkimi możliwymi preferencjami nadawcy.
Podczas procesu redakcyjnego, w przypadku niestabilnego działania serwisu przy pisaniu dużych liter, wersje robocze są automatycznie zapisywane. Możesz je znaleźć i kontynuować wysyłanie później w odpowiedniej sekcji poprzez menu nawigacyjne skrzynki pocztowej.
Na tym kończą się wszystkie dotychczasowe możliwości Yandex.Mail dotyczące procedury pisania i wysyłania listów.
Jeśli porównamy usługę pocztową Mail.ru pod względem możliwości, jakie zapewnia z innymi podobnymi zasobami, jedynym godnym uwagi szczegółem jest fakt dość wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych. W przeciwnym razie wszelkie działania, w szczególności pisanie listów, nie wyróżniają się niczym szczególnym.
Rodzaj poczty, z której korzysta odbiorca, nie ma znaczenia, ponieważ dowolne usługi pocztowe doskonale ze sobą współdziałają.
Pole może pozostać puste, jednak w tej sytuacji traci się sens wysyłania poczty.
Jak widać, skrzynka pocztowa Mail.ru nie różni się zbytnio od Yandex i nie jest w stanie powodować żadnych szczególnych trudności podczas działania.
Usługa pocztowa Google w odróżnieniu od wcześniej wspomnianych zasobów posiada unikalną strukturę interfejsu, dlatego początkującym często trudno jest opanować podstawowe możliwości. Jednak w tym przypadku wystarczy dokładnie przeczytać każdy szczegół na ekranie, łącznie z podpowiedziami.
Oprócz powyższego należy zwrócić uwagę na fakt, że Gmail często może być jedyną działającą usługą e-mail. Dotyczy to szczególnie rejestracji kont w różnych witrynach, ponieważ zaimplementowany tutaj system przetwarzania listów aktywnie współdziała z innymi e-mailami.
Aby przekazać wiadomość wiele razy, użyj spacji pomiędzy każdym określonym miejscem docelowym.
Gmail, jak widać, jest bardziej nastawiony na używanie go w pracy, niż na komunikację z innymi ludźmi za pośrednictwem poczty.
Elektroniczna skrzynka pocztowa Rambler ma styl bardzo podobny do Mail.ru, ale w tym przypadku interfejs nie zapewnia niektórych funkcji. Pod tym względem ta poczta bardziej nadaje się do komunikacji z użytkownikami niż do organizowania obszaru roboczego lub listy mailingowej.
Jak widać trudności w działaniu serwisu można uniknąć stosując się do podstawowych zaleceń.
Podsumowując wszystko, co zostało powiedziane w tym artykule, należy wspomnieć, że każda poczta nie ma bardzo różnej funkcjonalności odpowiadania na wcześniej wysłane wiadomości. W takim przypadku odpowiedź tworzona jest w specjalnie do tego przeznaczonym edytorze, w którym znajduje się m.in. wcześniejszy list nadawcy.
Mamy nadzieję, że udało Ci się zrozumieć możliwości tworzenia i wysyłania listów za pośrednictwem popularnych usług e-mail.
