Всички елементарни правила, описани по-долу, се отнасят предимно за бизнес кореспонденция с вашите партньори, колеги, клиенти и изпълнители. Използването им в лична кореспонденция е личен въпрос за всеки. Спазването на тези правила в личната кореспонденция обаче само ще създаде добро впечатление за вас.
Изненадващо, много хора, когато трябва да изпратят имейл до няколко души наведнъж, просто изброяват адресите в полето „До“, това е нормално, когато този имейл е адресиран до вашите колеги или приятели, но когато изпращате писма до група на клиенти, по този начин вие показвате на всички адресите на други получатели, като по същество разкривате вашата адресна база.
Всичко, което вашите клиенти трябва да направят, е да препратят това писмо на вашия конкурент и вашите контакти веднага ще изтекат.
Странно е, но много далеч не глупави хора са изненадани да научат, че ако трябва да изпратите писмо до много получатели, така че да не знаят един за друг, тогава има поле „Bcc“ за това.
Например за mail.ru ще изглежда така:
И така още веднъж накратко:посочи адресите в „до“ - всеки може да види на кого сте изпратили писмата, посочени в „сляпо копие“ - всеки смята, че писмото е само за него.
И всеки получател ще получи писмо, където в полето „до“ ще има само адреса му . За други програми, ако не можете да намерите къде да BCC, помолете някой да ви покаже. Друг малък момент, трябва да посочите един адрес в полето „до“; повечето програми или пощенски сървъри няма да ви позволят да изпратите писмо без този параметър.
И така, когато става въпрос за изпращане на оферти, новини до група ваши клиенти - тук практиката за използване на сляпо копие е ясна, трябва да скриете адресната си база. Интересен момент относно изпращането на писмо до вашите колеги, тук се препоръчва да действате според ситуацията, например изпращане на писмо с искане за изпращане на предложения (например за подобряване на обслужването на клиентите) и ако всеки колега вижда това друго хората са получили едно и също писмо, тогава най-вероятно няма да отговорят - ще разчитат на други, което означава, че трябва да използвате скрито копие. Ако тази заповед бъде изпълнена, тогава, например, посочването на шефа на вашия колега просто ще направи чудеса и вашата поръчка ще бъде изпълнена.
Отделен е въпросът с доставчиците. От една страна, посочването на всички получатели в копието трябва да покаже на доставчика, че имате избор и той трябва да ви предложи добри цени. От друга страна, мениджърът, който е получил вашето писмо, виждайки, че е изпратено не само до него, най-вероятно ще се отнесе към вашата молба „хладно“. Лично според мен смятам, че в случай на доставчици трябва да използвате скрито копие, поне за да защитите търговските тайни, но по-вероятно за добри отношения с мениджъра на доставчика.
Можете да прочетете скорошен случай на грешка на специалист, когато всички получатели са видели други получатели: На всички в този чат е приятно, там имаше наистина уважавани хора - директори, но въпреки това много получиха спам в отговор.
Е, както винаги, дискусията в коментарите е добре дошла.
Бизнес комуникацията е свой собствен свят със свои закони. Много зависи от това как спазваме тези закони: впечатлението, което правим на колегите и партньорите, производителността на труда и дори напредъка в кариерата.
Особено място в бизнес комуникацията заема бизнес кореспонденцията, която е ежедневна отговорност на повечето офис служители и не само. Умението за правилно водене на бизнес кореспонденция може да бъде добра помощ за сключване на изгодни сделки и изграждане на вашия бизнес имидж.
Нека да разгледаме някои характеристики на бизнес писмото. И така, бизнес кореспонденцията е:
Бизнес кореспонденцията на английски е същият набор от правила и клишета, някои от които препоръчваме да използват за всеки, който работи с чуждестранни партньори или в международни компании. Предлагаме на вашето внимание няколко полезни фрази, които ще украсят вашата бизнес кореспонденция. Тези фрази ще подчертаят вашия професионализъм и ще помогнат за формирането на образа на бизнес човек. Нека да започнем!
1.Моля, намерете приложено
Да започнем с класиката. Често трябва да прикачите различни документи или други файлове към писмо. За да уведомите получателя за наличието на прикачен файл, тази фраза е идеална. В крайна сметка думата „Прикачен файл“ в превод означава „привързаност“. Фразата трябва да се използва в края на писмото.
Ето няколко примера за използване:
2.Препратих
Тази фраза може да се използва, ако трябва да препратите имейл до други получатели. За да уведомите получателя за това, фразата „Препратих“ е идеална. Например:
3. Получих копие
Човек, който не е посветен във всички тайни на особеностите на бизнес кореспонденцията, може да не разбере какво означава това странно съкращение. Но ние сме професионалисти. „I’ve cc’ed“ е съкращение, което означава, че съм копирал. Фразата означава „да копираш някого, за да получаваш писма“.
Така че, ако трябва да информирате някого, че сте копирали други получатели, не се колебайте да използвате тази фраза. например:
Що се отнася до съкращенията, които не могат да се използват в бизнес кореспонденцията, обикновено се прави изключение за този случай.
4.За повече подробности
Тази фраза е доказан начин да завършите учтиво писмото си на английски. „За повече подробности“ означава „за по-подробна информация“, „по-подробно“. Примери за използване:
Друга фраза, която ще ви помогне да завършите учтиво, е „Ако имате въпроси, моля, не се колебайте да се свържете с мен“. В превод това означава „Ако имате въпроси, не се колебайте да ми пишете.“
5. Очаквам с нетърпение
Изразът „гледам напред“ означава „да гледам напред“. Така че, ако очаквате с нетърпение отговор или някакво друго действие от страна на получателя, тогава би било съвсем подходящо да използвате тази фраза. например:
Фразата е най-добре да се използва в края на писмото.
Когато пишете писмо, трябва да сте учтиви, дори когато наистина не ви се иска. Способността да пишете компетентни писма във всяка ситуация отразява вашия професионализъм, добри обноски и познаване на бизнес етиката. В заключение, нека ви напомним, че в бизнес кореспонденцията трябва да покажете прецизност на формулировката и безупречна грамотност. Използването на съкращения също е неприемливо (с редки изключения).
Пишете имейли на английски правилно, скъпи приятели! Късмет!
Често, поради работа или лични въпроси, се сблъскваме с факта, че ни се иска да изпратим документ по имейл. За съжаление, не всеки знае как и може да направи това. Именно за такива хора ще опишем подробно целия процес на изпращане.
На първо място, трябва да се отбележи, че не всички файлове са удобни за изпращане по имейл. Обикновено това зависи от размера на файла в мегабайти. Изпращайте само малки файлове, не по-големи от 20 MB. Могат да се изпращат и големи файлове, но това ще отнеме много повече време и получателят ще получи не самия файл, а връзка за изтеглянето му от сървърите на пощенския агент. Броят на файловете, които можете да изпратите, не е ограничен, но колкото повече файлове имате, толкова повече време ще отнеме тяхното изтегляне. Ето защо е препоръчително да направите архив на файлове с помощта на WinRar (архиватор). В този случай ще бъде създаден само един архивен файл с всички необходими данни за изпращане.
Как да изпратите документ по имейл? Независимо от вашата имейл услуга (Yandex, Mail, Rambler и др.), изпращането на документация по имейл става по следния начин:
В съвременните реалности по-голямата част от интернет потребителите използват електронна поща, независимо от възрастовите категории. Поради това правилното боравене с пощата е необходимо за всеки човек, който има ясни нужди от интернет и комуникация.
Процесът на писане и след това изпращане на съобщения чрез всякакви имейл услуги е първото нещо, с което всеки потребител трябва да се запознае. По-нататък в статията ще разгледаме темата за изпращане на писма по имейл с някои подробни пояснения.
В допълнение към горното, заслужава да се отбележи, че почти всяка имейл услуга, въпреки че има уникални функции, основната функционалност остава непроменена. Това от своя страна ще позволи на вас, потребителя, лесно да разрешавате трудности при изпращане на поща.
Не забравяйте, че всяко изпратено съобщение достига адреса почти моментално. По този начин е невъзможно да се редактира или изтрие писмо, след като е изпратено.
Пощенската услуга от Yandex демонстрира отлична стабилност в работата на системата за препращане на писма в продължение на много години. В резултат на това този имейл е най-препоръчителният поне сред рускоезичните ресурси от този тип.
Вече засегнахме темата за създаване и по-нататъшно изпращане на съобщения в съответната статия на сайта.
Автоматичната система на тази услуга ще ви помогне да въведете пълния имейл.
Максималните размери на буквите, както и ограниченията за дизайна са изключително неясни.
Моля, обърнете внимание, че Yandex.Mail, подобно на други подобни услуги, предоставя възможност за автоматично изпращане на писмо след предварително определен период от време. В този случай рамката може да бъде зададена в пълно съответствие с всички възможни предпочитания на подателя.
По време на процеса на редактиране, в случай на нестабилна работа на услугата при писане на големи букви, черновите се запазват автоматично. Можете да ги намерите и да продължите да ги изпращате по-късно в съответния раздел чрез навигационното меню на пощенската кутия.
Тук свършват всички съществуващи възможности на Yandex.Mail по отношение на процедурата за писане и изпращане на писма.
Ако сравним пощенската услуга Mail.ru по отношение на възможностите, които предоставя с други подобни ресурси, единственият забележителен детайл е фактът на доста високо ниво на сигурност на данните. Иначе всички действия, по-специално писането на писма, не се открояват като нещо особено.
Типът поща, която получателят използва, няма значение, тъй като всички пощенски услуги взаимодействат перфектно помежду си.
Полето може да остане празно, но в тази ситуация смисълът на изпращане на поща се губи.
Както можете да видите, пощенската кутия от Mail.ru не се различава много от Yandex и не може да причини особени затруднения по време на работа.
Услугата за електронна поща на Google, за разлика от споменатите по-горе ресурси, има уникална структура на интерфейса, поради което начинаещите често срещат трудности при овладяването на основните възможности. В този случай обаче просто трябва внимателно да прочетете всеки детайл на екрана, включително подсказките.
В допълнение към горното е важно да обърнем внимание на факта, че Gmail често може да бъде единствената работеща имейл услуга. Това се отнася най-вече за регистрацията на акаунти в различни сайтове, тъй като системата за обработка на писма, внедрена тук, активно взаимодейства с други имейли.
За да препратите съобщение няколко пъти, използвайте интервали между всяка посочена дестинация.
Gmail, както можете да забележите, е по-скоро насочен към използването му на работа, отколкото към комуникация с други хора по пощата.
Електронната пощенска кутия Rambler има стил на дизайн, много подобен на Mail.ru, но в този случай интерфейсът не предоставя някои функции. В тази връзка тази поща е по-подходяща за комуникация с потребители, отколкото за организиране на работно пространство или пощенски списък.
Както можете да видите, трудностите могат да бъдат избегнати по време на работата на услугата, като следвате основните препоръки.
В заключение на всичко казано в тази статия е важно да споменем, че всяка поща има не много различна функционалност за отговор на предишни съобщения. В този случай отговорът се създава в специално определен редактор, който, наред с други неща, съдържа по-ранното писмо на подателя.
Надяваме се, че успяхте да разберете възможностите за създаване и изпращане на писма чрез общи имейл услуги.
